Akıllı Randevu Sistemiyle İptal Edilen Randevuların Yerine 5 Bin 500 Hastaya Bakıldı

Son zamanlarda büyük bir sorun haline gelen randevu iptal etmeme durumuna karşı geliştirilen akıllı randevu sistemi sayesinde bir ayda 5 bin 500 hastaya daha bakıldı.

Kasım ayı içerisinde 30 bin yedek randevu başvurusunda bulunulduğuna yer verilirken hastanenin Başhekim Yardımcısı Uzman Dr. Muhammed Tunç, “Son dönemlerde artan randevu almakta güçlük, randevu bulamama gibi şikayetler sonrası akıllı randevu sistemini kurumuza kazandırdık. Verilerimizi incelediğimizde sanki 1 iş günü daha kurumumuza kazandırmışız gibi” ifadesinde bulundu.

Son zamanlarda başlıca branşlarda randevu bulamama konusu gündemdeyken Sağlık Bakanı Fahrettin Koca da sıklıkla randevu alan fakat gitmeyen vatandaşların randevuyu iptal etmesi hususunda uyarıda bulunuyor. Bezmialem Vakıf Üniversitesi Hastanesi de geliştirmiş olduğu Yapay Zeka Temelli Akıllı Randevu Sistemi hizmeti sayesinde hastanenin kapasitesini daha efektif kullanmayı planlıyor.

Akıllı randevu sistemi, randevu alan ve bazı nedenlerden ötürü randevusuna gidemeyen yahut gitmeyerek randevu iptalinde bulunan hastaların yerine yedek randevuları koymaya dayanıyor. Alınan bilgiler kapsamında randevu sistemine aktarılan yapay zeka altyapısı üzerinden geliştirilen algoritma, hastaların başvurmuş olduğu branş, seçtikleri hekim, randevu saati, yaşadıkları adresi, yaşı, daha önceki iptal etme eğilimleri gibi pek çok veriyi detaylı bir biçimde analiz ederek muhtemel iptal durumunda yerine çabucak başka bir vatandaşı ekliyor.

Bu kapsamda yedek randevu alan her vatandaş, iptal durumunda hangi vakitler aralığında hastanede olabileceği sorusuna cevap veriyor. Sistem de randevu iptalinin ardından bu veriler doğrultusunda asil randevu pozisyonuna geçen vatandaşları SMS yoluyla bilgilendiriyor. Temmuz ayında Ortopedi ve Travmatoloji ile Kalp ve Damar Cerrahisi servislerinde test biçiminde uygulanmaya başlanan ve bugünlerde bütün bölgeler için aktif olarak kullanılan sistemle birlikte kasım ayında 5 bin 500 hastanın daha hastane hizmetlerinden yararlanmasına olanak verildi. Sistemle birlikte hastane kapasite kullanım oranında yükseliş olduğu, randevulu gerçekleşen hasta oranında ise ortalama yüzde 10 gibi bir artış olduğu açıklandı.

“Ülkemizin kanayan yaralarından bir tanesi; alınan randevulara gelinmemesi”

Gelinmeyen ve iptal edilmeyen randevularla gerçekten bu hizmete ihtiyacı olan bireylerin hakkının yendiğinin altını çizen hastanenin Başhekim Yardımcısı Uzman Dr. Muhammed Tunç şu sözleri kullandı:

“Özellikle son dönemlerde artan randevu almakta güçlük, randevu bulamama veya uzun süreli randevular verilmesi gibi şikayetleri kurumuzda almaya başladıktan sonra ne yapabiliriz diye çalışmalar yapmaya başladık. Bu anlamda da yapay zekayı işin içerisine katarak bir akıllı randevu sistemi kısaca ARS dediğimiz bir sistemi, bilgi teknolojileri direktörlüğümüz yardımıyla kurumuza kazandırdık.

Burada temel amacımız yapay zekayı kullanarak randevu aldıktan sonra randevusuna gelme alışkanlıkları daha düşük olan hastaları veya belirli saat aralıklarında randevu alıp da hastanemize başvurmayan hastaları belirleyerek bu randevu aralıklarına tamamlayıcı randevu olarak tanımladığımız randevuları vermeye başladık. Bu şekilde hastalardan aldığımız dönüşlerde randevu bulmakta, hastaların hekime ulaşmakta daha kolaylık yaşadığını ve sağlık problemlerinin çözümünde de daha etkin bir rol alabildiğimizi görmüş olduk.

Verilerimizi incelediğimizde sanki 1 iş günü daha kurumumuza kazandırmışız gibi, 1 ayda 20 iş günü varsa biz bir 21 iş günü gibi hastalarımıza hizmet vermeye başlamışız. Daha önceki verilerle karşılaştırdığımızda bu artışı bariz olarak görüyoruz. Son yıllarda sağlık sistemimiz ülkemizde genel olarak çok ciddi bir yol kat etti ama şu an maalesef şu an ülkemizin kanayan yaralarından bir tanesi; alınan randevulara gelinmemesi. Biz ne kadar özveri gösterirsek gösterelim yine de hastalarımızın bu konuda özen göstermesi, gelmeyecekleri randevuları mutlaka önceden iptal etmelerini yine üzerine basa basa söylüyoruz ki gerçekten ihtiyacı olan birisi bu randevuya kolaylıkla ulaşabilsin”

“Asil randevu iptal edildiği anda sistem yedek randevuyu tetikliyor”

Akıllı randevu sistemi hakkında bilgilendirmede bulunan üniversite hastanesinin Bilgi Teknolojileri Direktörü Kadir Ataş, “2022 Şubat ayında başladığımız bir projeydi, hastalarımıza bu hizmeti ne kadar başarılı bir şekilde verdiğimizi inceledik. Tüm hekimlerimizin muayene randevu kayıtlarını analiz ederek başladık. 3 aylık bir çalışma sonucunda muayene oranlarımızda iptal oranlarının yüksek olduğunu gördük ve bu yüksek oran üretim tarafında da bir sıkıntıya neden olmaktaydı. Hekimlerimizin bazı muayeneleri boş kalabilmekteydi.

Bu da kurumun toplam kapasite oranında negatif etki etmekteydi. Bu elde ettiğimiz parametreler sonucunda bir model çıkarttık. Bu modelimizi de yapay zeka algoritmamıza uyguladık. Verdiğimiz randevuyu 2 tipe ayırdık. Birinci tipte normal vermeleri gereken kota sayısını ifade eden asil randevuydu. Bu randevuların dolmasıyla birlikte de hekimimizin ne kadar yedek randevu verebileceğini bu asil randevuları üzerinden çıkarttığımız iptal oranlarıyla hesap edebildik. Hastalarımız yedek randevu alırken şuna dikkat ediyorlar; biz kendilerine ne kadar sürede haber verirsek hastanelerimize ulaşabilirler bunu soruyoruz. Bu bilgiyi vermek zorundalar.

Örneğin 1 saat kala, 2 saat, 4 saat ve 12 saat kala seçeneklerimiz bulunmakta. Hastalarımız bunlardan birini seçtiğinde herhangi bir asil randevu iptal edildiği anda sistemimiz, burada çalışan algoritmamız yedek randevuyu tetikliyor ve ilgili hastalar arasında en yakın saate tercihini yapan hastamıza bilgi veriyor. Yedek randevunuz artık asil randevuya dönüştürülmüştür, hastanemize gelebilirsiniz metniyle bir SMS gönderiyoruz” dedi.

“Aylık 5 bin 500 daha fazla hastaya hizmet edebilir hale geldik”

Akıllı randevu sisteminin faydaları hızla görülmeye başlanırken iptal edilen randevuların yerinin çabucak doldurulduğunu ve bu durumun da hastanenin kapasitesinin kullanımı konusunda olumlu katkıda bulunduğunu belirten Ataş, “Hekimlerimizin üretkenliğini yüzde 6 oranında arttırdık, bu da şunu gösteriyor aylık 5 bin 500 daha fazla hastaya hizmet edebilir hale geldik. Hastalarımızın yaşlarına, lokasyonlarına, hangi branşa hangi saate randevu aldıklarına baktık, inceledik. Algoritmamız şunu hesap etti; hastanın yaşı, aldığı branşı, saatini üst seviyede etkiliyordu aslında ve bu istatistikler de bizim bu sıralamayı doğru yapabilmemizi sağladı.

En fazla iptal oranı Fatih bölgesinde, hastalarımız bu lokasyonu yakın gördükleri için iptal etme eğilimleri daha yüksek oluyor. Saat.10.00 ila 11.30 arasında en fazla iptal oranı, öğleden sonra ise 13.00 ile 14.00 arasında en fazla iptal oranı buluyor. Hastanelerimize randevu alamayıp da randevusuz gelen hasta oranı da yüksek olabiliyor. Bu oranda tabi ki hastane içerisinde kuyruklara sebep olabiliyor, hekim tarafından ciddi bir yoğunluğa sebep oluyor. Uluslararası örnekleri de inceledikten sonra biz patent başvurusu yapabileceğimizi gördük çünkü bu dünyada bir ilk olduğumuzu gösteriyordu. Bu çalışmalarımız da tamamladık, patent başvurumuzu da uluslararası olarak yaptık. Mesela geçen ayki verilere baktığımızda 30 bin civarında bir yedek hasta talebi almışız, bunların 5 bin 500’üne hizmet verebilmişiz” açıklamalarını kullandı.