Sağlık Bakanlığı Personel Bilgi Sistemi (PBS), Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü bünyesinde hizmet veren bir elektronik personel bilgi sistemidir. Kamu kurumlarının hızla dijitalleştiği günümüzde, büyük kurumlar; personelleri ile aralarındaki bilgi ve veri akışını kolaylaştırmak için personel bilgi sistemlerinden yararlanır. Peki Sağlık Bakanlığı personel bilgisi sistemi (PBS) nedir, ne işe yarar? Bu sistem, Sağlık Bakanlığına bağlı çalışan personelin işlerini nasıl kolaylaştırıyor?

Personel Bilgi Sistemi (PBS) Nedir?

Devlet kurumları tarafından aktif bir şekilde kullanılan personel bilgi sistemleri, elektronik belge yönetim sistemleriyle entegre çalışarak kadro yönetiminin, personel yönetiminin ve tayin ile terfi işlemlerinin kolaylaştırılmasını sağlayan sistemlerdir.

Kadro yönetimi: Bu sistemlerde yönetici tarafından, saklı (atama yapılamayan) ya da serbest kadrolar tanımlanabilir. Kadrolar dijital ortamda yönetilebilir ve raporlanabilir. İhdasın yanı sıra iptal, tenkis ve tahsis işlemleri, otomatik olarak gerçekleştirilebilir.

Personel yönetimi: Sistemler, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun ilgili maddeleri uyarınca çalışır. SGK HİTAP (Hizmet Takip Programı) entegrasyonuna sahiptir, bu sayede personelin görev geçmişi ve özlük bilgisi görüntülenebilir. Personelin, bir önceki yıldan kalan izinlerinin sonraki yıla aktarılması sağlanır.

Tayin & terfi yönetimi: Sistemi kullanan kurumda kullanılan yöntemler doğrultusunda (bireysel terfi, dönemsel terfi, kura ile tayin vb.), sistem içinde terfi ve kura işlemleri gerçekleştirilebilir. Terfi işlemler, ilgili kanun maddelerine uygun olarak sistem tarafından otomatik gerçekleştirilir.

Sağlık Personeli İçin PBS Ne İşe Yarar?

Önceki bölümde sıraladığımız PBS özellikleri, personel bilgi sistemlerinin temel özellikleri olmakla birlikte her kurum bu tür sistemlerden kendi iş, işlem ve amaçları doğrultusunda yararlanır.

Sağlık Bakanlığı Personel Bilgi Sistemi, Sağlık Bakanlığı bünyesinde düzenlenen kuralara; personel tarafından yapılacak başvuruları internet üzerinden toplamak ve kuraları sistem üzerinde otomatik olarak gerçekleştirmek üzere kullanılır. Sağlık personeli, Sağlık Bakanlığı PBS sistemini şu işlemler için kullanabilir:

İlk defa atama veya yeniden atama kurası başvuruları
Görevde yükselme / unvan değişikliği sınavı başvurusu
Görevde yükselme / unvan değişikliği sınav sonucuna göre yerleştirme kurası başvurusu
4B ve 4A kapsamındaki personel için eş durumu nedeniyle yer değişikliği kurası başvurusu
Şehirler arası yer değiştirme yoluyla atanma kurası başvurusu
İstifa sonrası yeniden atama kurası başvurusu
65-72 yaş yeniden atama kurası başvurusu
Ataması kurayla yapılanlara yönelik unvan değişikliği kurası başvurusu
Devlet hizmeti yükümlülüğü mazeret kurası ön başvurusu
Devlet hizmeti yükümlülüğü mazeret kurası tercih başvurusu
Devlet hizmeti yükümlülüğü genel kurası tercih başvurusu
Şehirler arası aile hekimliği yerleştirme işlemi başvurusu

Sağlık Bakanlığı PBS Hangi Amaçlar İçin Kullanılmaz?

Sağlık Bakanlığı PBS, şu amaçlar için kullanılamaz:

PBS; Sağlık Bakanlığı personelinin öğrenim durumu, hizmet süresi ve sicil bilgisi sorgulamaları için kullanılmaz. Sicil sorgulamaları için Sağlık Bakanlığının bir diğer elektronik platformu olan, EKİP (Entegre Kurumsal İşlem Platformu) kullanılır.
PBS, personel görev yeri ve zimmet durumu sorgulamaları için kullanılmaz. Görev yeri ve zimmet durumu sorgulamaları, T.C. Sağlık Bakanlığı Personel Görev Yeri ve Zimmet Durumu isimli internet sitesi üzerinden; T.C. Nüfus Cüzdanı ya da T.C. Kimlik Kartı bilgileriyle yapılır. Yabancı uyruklular bu sorgulamayı, baba adı ve doğum tarihi bilgileriyle gerçekleştirebilir.
PBS, atama ve kura duyuruları için kullanılmaz. Bu tür bilgiler (kura ilanları, kuraların yer ve saat bilgileri, münhal kadro ilanları, devlet hizmeti yükümlülüğü tebligatları), Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü resmi internet sitesinin duyurular bölümünde yayınlanır.
PBS, doktorların ve eczacıların kişisel eğitim ve sertifika bilgilerine ulaşması için kullanılmaz. Bu sorgulama işlemi için Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Doktor Bilgi Bankası uygulaması kullanılmalıdır.
PBS, yardımcı sağlık personelinin kişisel eğitim ve sertifika bilgilerine ulaşması için kullanılmaz. Bu sorgulama işlemi için Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Sağlık Personeli Bilgileri uygulaması kullanılmalıdır.
PBS, doktorların ve yardımcı sağlık personelinin diploma tescil işlemleri için kullanılmaz. Bu işlem, Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü Eğitim ve Sertifikasyon Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından yapılır.

PBS’ye Nasıl Giriş Yapılır?

Personel bilgi sistemine giriş yapabilmek için öncelikle kimlik doğrulaması yapılması gerekir. Kimlik doğrulaması, Sağlık Bakanlığı Ortak Giriş Noktası uygulaması ya da E-Devlet üzerinden yapılabilir. PBS’ye giriş yapmak isteyen sağlık personeli, sırayla şu adımları izlemelidir:

Sağlık Bakanlığı Personel Bilgi Sistemi (PBS) internet sitesine girilir.
Sol kısımdaki “Sistemi Giriş Hakkında” kutucuğunun alt bölümünde yer alan “E-Devlet Kapısı Girişi” butonuna tıklanır.
Sistem kullanıcı, Sağlık Bakanlığı uygulamalarına giriş sistemi olan “Ortak Giriş Noktası” isimli sisteme yönlendirilir. Alt kısımdaki “E-Devlet Girişi İçin Tıklayınız” butonuna tıklanır.
Bu aşamada kullanıcı, E-Devlet sistemine giriş sayfasına yönlendirilir. Bu sayfadaki ilgili bölümlere T.C. kimlik numarası ve E-Devlet şifresi bilgileri yazılarak “Giriş Yap” butonuna tıklanır. Sisteme giriş yapmak için E-Devlet şifresine alternatif olarak aynı sayfada yer alan mobil imza, e-imza, T.C. Kimlik Kartı ve internet bankacılığı seçenekleri de kullanılabilir. (Daha önce mobil imza ve e-imza almayan kişiler, bu yöntemleri kullanarak E-Devlet’e giriş yapamaz.)
Eğer kimlik numarası ve E-Devlet şifresi sistem tarafından doğrulanır ve onaylanırsa kimlik doğrulaması tamamlanır ve kullanıcı, Sağlık Bakanlığı Personel Bilgi Sistemi’ne yönlendirilir ve artık kişi, PBS arayüzüne erişerek sistem üzerinden kendi kimliği adına dilediği başvuruyu/başvuruları gerçekleştirebilir ya da daha önce gerçekleştirdiği başvuruları görüntüleyebilir.

Sağlık Bakanlığı PBS Nasıl Kullanılır?

Personel Bilgi Sistemi’ne başarıyla giriş yapan kullanıcı, aktif olan bütün kuraları görüntüler. Yayınlandığı ilan metnine göre başvuru tarihleri devam eden bütün kuralar, açılış sayfasında listelenir. Kura listelerinin bulunduğu bölümde, her bir kura için kullanıcının durumuna göre “Başvuru Formu” ya da “Formu Göster” butonları gösterilir:

Söz konusu ilana henüz başvuru yapmamış olan kullanıcılar, “Başvuru Formu” butonuna tıklayarak başvuru formuna ulaşabilirler.
Söz konusu ilana daha önce başvuru yapmış olan kullanıcılar, “Formu Göster” butonuna tıklayarak gönderdikleri başvuru formlarını görüntüleyebilirler.

Her bir başvuru formu, başvuru çeşidine göre (örneğin, 65-72 yaş yeniden atama kurası başvurusu ya da ataması kurayla yapılanlara yönelik unvan değişikliği kurası başvurusu) kendine özgü sorular içerebilir. Başvuruyu doğru şekilde tamamlamak için sitedeki “Yardım Kılavuzu” sayfası mutlaka incelenmelidir. Bu sayfada, başvuru çeşidine göre PDF formatındaki yönlendirme kitapçıkları yer alır.

Başvuru formunu ilk kez dolduran kişilerin başvuru formuna genellikle şu bilgileri girmesi gerekir:

Cep telefonu ve ikinci numara: Bu boşluğa aşında 0 olmadan 2 farklı iletişim numarası girilmelidir.
İl ve ilçe: Listeleme seçeneklerinden il ve ilçe seçilir.
Tam adres: Bu boşluğa tam adres yazılır. İl ve ilçe bilgisinin tekrar yazılmasına gerek yoktur.
Başvuru unvanı: Bu bölümde unvan bilgisi seçilir.
Başvuru branşı: Bu bölümde başvurulmak istenen branş seçilir. Duruma göre “YOK” olarak seçilebilir.
Genel kura tercihi: Bu bölümde kişi, tercihlerinden herhangi birine yerleşememesi durumunda boş kalan yerlerden birine yerleşmek isteyip istemediğini seçer.

Formdaki bu bölümleri dolduran kişiler, “Tercih Ekle” butonuna tıklayarak açılan sayfadan tercihlerini başvuru formlarına ekleyebilirler. Başvuru formunu tamamlayan kişi, önce “Bilgileri Kaydet” butonuna tıklayarak bilgilerini kaydeder, ardından “BAŞVURUMU KESİNLEŞTİR” butonuna tıklayarak başvurusunu tamamlar.