Tutanak, kanıtlanma ihtiyacı olan bazı kritik durumlarda müracaat edilen en önemli evraktır. Kamuda görev alan memurların sorumluluklarından bir tanesi de gerekli durumlarda tutanak tutmaktır. Peki tutanak nedir, hangi durumlarda ve nasıl yazılır?
Toplantı tutanağı ve olay tutanağı, kamuda görev alan personelin en çok ihtiyaç duyduğu iki tutanak çeşididir. Tutanak çeşitleri nelerdir, tutanak hazırlarken nelere dikkat edilmeli gibi tutanak tutmakla ilgili en çok merak edilen soruların yanıtlarını bu haberimizde okuyabilirsiniz.
Tutanak Nedir?
Tutanak ya da eskiden sıklıkla kullanılan adıyla zabıt, bir durumu kayıt altına almak isteyen kişiler tarafından hazırlanıp imzalanan belgedir. Hakkında tutanak düzenlenen olay, ileriki bir tarihte, belgeyle ispat edilebilir. Bir tutanağın geçerli olması için mutlaka tutanağa taraf olan kişilerin imzalarını barındırması gerekir.
Tutanak çeşitleri; yapılan mesleğe göre şekillenir. Her meslek mensubu, kendi görevi çerçevesinde tutanak tutar. Tutanak tutma konusunda bilgili olmak, sadece iş hayatı için değil, gündelik hayat için de oldukça önemlidir. Örneğin trafikte kazaya karışan bir kişinin, kaza tespit tutanağı tutması gerekebilir.
Tutanak Çeşitleri Nelerdir?
Farklı meslek gruplarının, farklı durumlar karşısında, gün içinde birçok tutanak yazması gerekebilir. Bazı örnek tutanak çeşitleri şunlardır:
- Devamsızlık tutanağı/işe gelmeme/işe geç gelme tutanağı
- Değer tespit tutanağı
- Üst arama tutanağı
- İfade tutanakları (tanık, mağdur, müşteki)
- Olay yeri inceleme tutanağı
- İhbar tutanağı
- Buluntu eşya tutanağı
- Nöbet devir teslim tutanağı
- Arama tutanağı
- Yakalama tutanağı
- El koyma tutanağı
Yukarıda sıraladığımız tutanakların tamamı, olay tutanağı kategorisinde değerlendirilir. Genel anlamda en çok kullanılan tutanak çeşitleri; olay tutanağı ve toplantı tutanağıdır.
Toplantı Tutanağı Nedir?
Her meslek mensubu, iş hayatında belirli toplantılara katılmak durumunda kalır. Bu toplantılarda, katılımcı kişinin, tutanak tutması gerekebilir. Toplantı tutanakları, sıralı şekilde şu bilgileri içerir:
- Toplantıyı kimin düzenlediğinin bilgisi: Örneğin, “Sosyal Kulüp Toplantı Tutanağı”
- Toplantı dönemi: Örneğin, “2015-2016 öğretim dönemi”
- Toplantı yeri: Örneğin, “Haşim İşcan İlkokulu”
- Toplantıyı düzenleyen birimin adı: Örneğin, “Kültür ve Edebiyatı Kulübü”
- Toplantı no: Örneğin, “392”
- Toplantı tarihi: Toplantının gerçekleştirilme tarihi, GG/AA/YYYY formatında yazılır. Örneğin, “02/03/2022”
- Gündem: Toplantıda görüşülen konular, alt alta ve sıralı olarak bu bölüme yazılır. Örneğin,
“1) Mayıs ayında düzenlenecek kermes etkinliği
2) Kulüp logosunun katılımcılar tarafından oylanması
3) Sonraki toplantı tarihinin belirlenmesi”
- Görüşmeler ve alınan kararlar: Bu bölüme, alınan kararlar işlenir.
- Yetkili imzalar: Bu bölümde; başkan, başkan yardımcısı, sayman, sekreter, üye gibi yetkili kişilerin imzaları yer alır.
Olay Tutanağı Nedir?
Olay tutanağı ya da olay tespit tutanağı, meydana gelen olayları kayıt altına almak için kullanılan tutanak türüdür. İşyerinde çalışırken meydana gelen ve kayıt altına alınması gereken olaylar, bu türdeki tutanakla kayıt altına alınır.
Olay tutanağı, toplantı tutanağına göre daha az veri içerir. Olay tespit tutanağında, yaşanan olay, doğru kelimeler seçilerek açık ve anlaşılır biçimde aktarılmalıdır. Olay tespit tutanağında, şu bilgiler bulunur:
- Olay tarihi: Olayın yaşandığı tarih, GG/AA/YYYY formatında, bu bölüme yazılır.
- Olay saati: Olayın meydana geldiği saat, 00.00 formatında, bu bölüme yazılır.
- Olay yeri: Olayın meydana geldiği yer, bu bölüme yazılır.
- Şüpheliler: Kayıt altına alınması gereken olayda, bir şüpheli ya da birden fazla şüpheliler varsa ilgili kişilerin isimleri bu bölüme yazılır.
- Olayın açıklaması: Söz konusu hadisenin nasıl vuku bulduğu, bu bölümde açıklanır.
- İmza: Tutanağı imza altına alan kişilerin imzalarına bu bölümde yer verilir. İmzaların üst bölümünde, ne amaçla atıldıkları belirtilir. Örneğin, “İşbu tutanak, tarafımdan olay yerinde tanzim edildikten sonra imza altına alınmıştır.” ifadesi kullanılır. Alt bölümde; tanığın ya da tanıkların ve varsa mağdurun ya da mağdurların imzaları yer alır.
Kaza Tespit Tutanağı Nedir?
Kaza tespit tutanağı, sadece maddi hasarın meydana geldiği kazalar sonucu düzenlenen bir olay tutanağı türüdür. Kaza tespit tutanağının düzenlenebilmesi için kazaya, en az iki tarafın karışmış olması gerekir.
Taraflar, polise ya da sigorta şirketine gerek kalmaksızın anlaşarak kaza tespit tutanağı düzenler. Düzenlenen tutanak, sigorta şirketlerinin hasar tespit departmanına verilir. Sigorta şirketleri ise en geç takip eden iş gününde tutanağı Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM)’ne ulaştırır. Sonraki 3 iş gününde, sigorta şirketleri tarafından kusur oranı değerlendirmesi yapılır.
Tarafların kusur oranları, %0, %50, %100 olabilir. Sigorta şirketleri kusur oranı konusunda mutabakata varırsa dosya sonuçlanır. Mutabakat olmaması durumunda dosya, Kaza Kusur Değerlendirme Komisyonu tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılır.
Sağlık Personeli Şiddete Maruz Kaldığında Ne Yapmalı?
Sağlık personeli, fiziksel şiddete maruz kalması durumunda, öncelik sıralamasına uygun olarak aksiyon almalıdır:
- İlk olarak beyaz kod (1111) üzerinden hastane güvenliğine haber verilmelidir.
- Mağduriyet, şahitlerin imzalarının yer aldığı tutanak ile kayıt altına alınmalı ve hastane idaresi bilgilendirilmelidir.
- Tutanakta en az 1 ve mümkünse 2-3 şahidin imzası bulunmalıdır.
- Sonraki aşamada darp raporu alınmalıdır.
- Mağdurun vücudunda darp ve cebir izi varsa fotoğraf ile kayıt altına alınarak dosyaya eklenmelidir.
- Psikolojik travma söz konusu ise psikiyatri uzmanından alınan rapor, dosyaya katkı sağlayacaktır.
Sağlık personeli, fiziksel şiddete değil de sadece tehdit ve hakarete maruz kaldıysa hemen durumu tutanak altına almalıdır. Tutanak ve gerekli deliller toplandıktan sonra kişi, Cumhuriyet Başsavcılığı’na gidilerek şikâyette bulunmalıdır. Savcılık, tanıkları dinledikten sonra dava açarak süreci ilerletir. Sanıklar için ceza davası açıldıktan sonra süreç, Cumhuriyet Başsavcılığı tarafından yürütülür. Şiddete uğrayan sağlık personelinin başka bir işlem yapması gerekmez.
Şiddete uğrayan sağlık personeli, ceza davasının yanı sıra, sanıklar için maddi ve manevi tazminat davası da açabilir. Ancak bu davaların, mağdur ve mağdurun avukatı tarafından ayrıca takip edilmesi gerekir. Ceza davası, sanık hakkındaki karar açıklanana kadar sürer, ancak tazminat davaları, gerekli takip gerçekleştirilmezse düşebilir.
Tutanak Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli?
Bir tutanağın geçerli olabilmesi için tutanak hazırlanırken şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Genel bir kaide olarak tutanaklar, tarih ve saatle başlar ve tarih ve saatle sona erer.
- Tutanak kağıdı temiz olmalıdır ve temiz muhafaza edilmelidir. Kağıtta silinti, kazıntı gibi izler olmamalıdır.
- Tutanak kağıdının sadece tek yüzü kullanılmalıdır. Eğer birden fazla sayfa kullanılacaksa her yeni sayfanın üst kısmına sayfa numarası yazılmalıdır. Ayrıca her sayfa, tutanağı tutan kişiler tarafından ayrı ayrı paraflanmalıdır.
- Tutanağın aynı kişi tarafından, aynı kalemle ya da bilgisayar veya daktilo ile hazırlanması gerekir.
- Olay tutanakları, olayın vuku bulduğu günde yazılmalıdır.
- Olayın 2 şahidi varsa tutanak, 2 şahidin de imzasını taşımalıdır. 2 şahit yoksa tek şahidin imzası yeterli olur.
- Eğer tutanak, personel işe gelmediği için tutuluyorsa personel telefonla aranarak işe neden gelmediği kendisine sorulmalı, personelin cevabı, şahitlerin imzalarıyla birlikte tutanakta kelimesi kelimesine yer almalıdır. Örneğin, “… isimli personel, işbu tutanakta isimleri yazılı personelimizin şahitliğinde … numaralı telefondan aranılmış ve personel, neden işe gelmediği sorusuna ‘Bir daha işe gelmek istemiyorum.’ cevabını vermiştir.”
- İş devamsızlığı için tutulan tutanakların, her devamsızlık günü için tek tek tutulması gerekir.